Queste le regole più rilevanti fissate dal Garante nel nuovo Codice di Deontologia:

• Ambito di applicazione: il nuovo Codice di Deontologia si applicherà esclusivamente alle informazioni commerciali che si riferiscono a persone fisiche. Il Codice, infatti, fa propria la definizione di “dato personale” prevista dall’art. 4 del D.lgs. n. 196/2003 (“Codice Privacy”), che parla di “qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile”. Ne consegue che le informazioni commerciali prive di riferimenti a persone fisiche sono liberamente utilizzabili (punto 3 del Preambolo);
• Riferibilità dei dati: per realizzare un dossier di informazioni commerciali su un manager o un imprenditore possono essere utilizzati solo i dati personali di quest’ultimo o di persone fisiche o giuridiche che con esso hanno o hanno avuto legami economici e/o giuridici (tale legame si ha, ad es., quando l’interessato partecipa in una società attraverso il controllo diretto o indiretto di una percentuale di quote o azioni) ( 2, commi 3 e 4);
• Dati utilizzabili e consenso: possono essere utilizzati esclusivamente i) i dati provenienti da fonti pubbliche, conoscibili da chiunque (e quindi le informazioni contenute nel registro delle imprese, all’interno di bilanci, atti immobiliari, atti pregiudizievoli, ecc.); ii) i dati estratti da fonti pubblicamente e generalmente accessibili da chiunque (quali testate giornalistiche, elenchi telefonici, siti web di enti pubblici o altre attività di vigilanza e controllo); iii) i dati personali che il soggetto interessato abbia liberamente deciso di comunicare al fornitore di informazioni commerciali ( 3, commi 1 e 2). Nei casi di cui ai punti i) e ii) i dati possono essere trattati senza il consenso degli interessati (art. 5);
• Modalità di trattamento dei dati: nell’acquisire e registrare i dati personali, le società del settore sono tenute a: i) assicurare che l’informazione estratta sia esatta e pertinente rispetto al fine perseguito; ii) annotare la fonte di provenienza dei dati; iii) mantenere i dati aggiornati ( 3, comma 4);
• Informativa: per il trattamento dei dati sopra indicati le società fornitrici di informazioni commerciali forniscono all’interessato un’informativa redatta secondo modalità semplificate (resa in forma non individuale) rispetto a quelle ordinarie previste dall’art. 13 Codice Privacy. In particolare, l’informativa dovrà essere resa all’interno di un portale creato appositamente dalle società fornitrici di informazioni commerciali, nel caso in cui queste abbiano un fatturato annuale superiore ad € 300.000,00; all’interno del sito web della singola società fornitrice di informazioni commerciali, qualora il fatturato annuale di questa sia inferiore alla somma sopra indicata ( 4);
• Limiti temporali all’utilizzo e conservazione dei dati: i dati personali raccolti a fini di informazione commerciale possono essere conservati solo per il periodo di tempo in cui rimangono conoscibili e/o pubblicati nelle fonti pubbliche da cui provengono ( 8). Per le informazioni concernenti eventi negativi (quali fallimenti, procedure concorsuali, ipoteche, ecc.), l’art. 7, comma 4, introduce invece termini più rigorosi (ad es. le informazioni relative a procedure concorsuali non possono di regola essere utilizzate per un periodo superiore a 10 anni dalla data di apertura della procedura concorsuale);
• Sicurezza: i fornitori di informazioni commerciali sono tenuti ad adottare misure idonee a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza delle informazioni commerciali raccolte e trattate ( 10);
• Entrata in vigore: il nuovo Codice di Deontologia entrerà in vigore il 1 ottobre 2016. A partire da quella data, dunque, qualsiasi trattamento di dati personali per finalità di informazione commerciale non conforme al Codice sarà considerato illecito.